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訂單管理辦法
作者: 文章来源:中立诚会计师事务所 更新时间:2009/11/29 3:34:58

1.0     目的︰訂單處理作業辦法主要目的為在符合公司利益及內控的原則下,確保產品能在最短時間內舖貨至各通路,以減少通路因缺貨所造成的損失 (24小時內出貨的服務水準). 為達成上述目標,對於客戶訂單將做如入下之規範:
a)     現金交易客戶
      *帳款入銀行帳戶後視同付款完成,可出貨.
      *分公司財務根據匯款水單到匯款銀行確認客戶貨款已經匯出,可出貨。
b)     為減少出錯貨或客戶拒收之風險,客戶訂單於出貨後(不管是否已全部出貨),即視同已完成不再續送. 如有需求,請客戶重新下單
*註: 若有特別要求允許分批出貨,於申請新客戶時便應註明
c)     若有價格變動業務必需事先申請,會計不接受任何未經核准之業務要求.
d)     訂單必須於每日 9:00am前送交會計輸入(於12:00pm前必須輸入完畢),在正常無信用管制狀況下,於當日下班前出貨
2.0     使用時機及範圍︰
範圍: 此辦法適用於大陸內銷之訂單
使用時機:
訂貨單(客戶訂單)出貨、備機或零配件出貨、內部員工購買填”客戶訂單”走訂單流程.
      Dummy Sample及贈品(成品、手機、零配件)填”贈品單”走贈品單流程
3.0     責任︰
3.1     業務員︰訂貨單,帳款及客戶訂單之跟蹤及管理
3.2     會計︰客戶訂單之輸入管理及授信審核
3.3     申請部門:填寫贈品單與送簽
4.0     名詞解釋︰
4.1     訂貨單︰客戶採購單
4.2     客戶訂單︰內部使用,將訂貨單(客戶採購單)訂貨內容轉為內部系統所使用的客戶編號、送貨點、貨號等
4.3     贈品單:對公關用及Dummy Sample須依授權表簽核
5.0     作業程序︰
5.1     訂單處理流程圖(如附件 A)
5.2     訂單處理作業內容 (如附件 B)
5.3     贈品單處理流程圖 ( 如附件 C )
5.4     贈品單作業由申請單位填寫後經部門經理級主管簽核後依授權表簽核外,其餘程序皆與訂單作業相同
附件 B 訂單處理作業
作業程序
單位
作業說明
1. 客戶下訂貨單 業務員
1. 業務員接客戶“訂貨單”時﹐應先向客戶確認訂單內容﹐如數量﹑機型﹑顏色﹑交期﹑價格﹑付款方式及介紹本公司新產品等﹐請客戶簽認後無誤後(或客戶直接下採購單)﹐業務員於 ”訂貨單”﹑”客戶訂單”上簽章﹐並登記, 除一聯客戶訂單留底外餘轉交會計處理.
* 注意事項:

1.       展示機出貨 – 由業務或客戶服務部填寫客戶訂單, 展示機為免費提供給客戶,其內定售價為零(免費),但會計於出貨時應於總帳中入部門費用
2.       特約中心備機或零配件出貨 – 由客戶服務部填寫客戶訂單, 原則上其應收帳款為月結方式, 並設一定的額度配合出貨的管制, 與特約中心的對帳及付款方式請參閱特約中心帳務管理辦法.
3.       內部員工購買 – 定期由各部門彙總填客戶訂單,售價按公司政策訂定  
2. 通知現金交易客戶先付款後出貨(只接受以電匯﹑匯票﹑支票﹑現金等方式付款)
* 注意事項:
1)       客戶付款方式及價格係事先設定於BPCS銷售系統中,新客戶或付款方式﹑價格變動時應事先提出申請.
2. 訂單輸入 會計
會計接獲“訂貨單”及“客戶訂單”後於當日12:00pm前必需完成銷售系統訂單的輸入.列印訂單稽核表核對是否輸入正確並於訂貨單及客戶訂單上簽章.
注意事項: 會計於訂單輸入時,未經核准前不可擅自更改價格. 系統每日會提供價格異常表供稽核部門稽核
3. 信用管制
會計
銷售系統按客戶已審核通過信用的額度(若為信用交易客戶) 、交易條件、產品價格等於訂單輸入時自動進行訂單信用計算及控管
以下客戶的訂單將被系統管制並暫停出貨:
a)       現金交易客戶尚未付款者(以出納付款通知單及業務繳款單為憑)
b)       非現金交易客戶(信用交易):
若客戶            
額度餘額 ( 總額度 – AR - 訂單金額 ) < 0
或        
有發票逾期未付
c)       有信用危機應立即停止交易者
注意事項:
1)       除非事先申請解除出貨限制,任何被管制出貨的訂單一律不准出貨
2)         現金交易客戶於訂單被管制後七日內如仍未收到款項,業務員將接獲Mail自動之通知
3)         非現金交易客戶於訂單被管制後,業務員於當日將接獲Mail自動之通知.

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