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赊销内控的设计和运行
作者: 文章来源:北京中立诚会计师事务所 更新时间:2004/9/13 0:52:00

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赊销内控的设计和运行

  应收账款在企业总资产中比例过高,将增加产生呆账、坏账的风险。如何防范、降低这种风险,确保应收账款的回收呢?

  企业为了增强竞争能力,提高市场占有率,降低产品库存,往往会采取加大赊销力度的办法,但是随着赊销力度的加大,导致应< br>收账款在企业总资产中比例过高,相应地也增加了产生呆账、坏账的风险。如何防范、降低这种风险,确保应收账款的回收呢?笔 者结
合实际情况,从赊销内部控制的设计和运行上谈一些看法。

企业管理者应结合市场具体情况,制定合理的赊销政策。

赊销政策主要包括赊销期(信用期间)、赊销标准、折让折扣等三个方面。(1)赊销期通常指客户从购货到付款的期间。赊销期 太长
会导致许多不确定因素的产生,同时也会增加相应的成本费用,赊销期太短会对客户失去吸引力,丧失赊销作用,所以企业 应针
对每一个具体将要赊销的客户制定合理的赊销期间;(2)赊销标准,企业应结合自身情况制定本企业赊销的标准,客户能达到 这个
标准的,才能赊销,这个标准可以参照“五C”系统。即客户的品质(Character)、能力(Capacity)、资本(Capital)、抵押(Col late
ral)和条件(Conditions)等五个方面来综合分析,应收账款的质量将很大程度上取决于对客户的“五C”系统评价;(3)折让和 折扣
,采用折让和折扣可以吸引客户为享受到优惠条件而提前付款,从而缩短应收账款的收款期,但折让和折扣同样也会导致企 业在
价格上的损失,影响损益,故企业应根据成本效益原则来恰当把握。

应建立健全的赊销组织机构,恰当的职责分离,严格的赊销审批制度。

根据内部控制原理要求,企业在建立和完善组织机构过程中,应遵循不相容职务相互分离的原则。赊销是应收账款产生的原 因,
一般来说,销售人员为了增加销售数量,提高业绩而不十分重视坏账损失风险,建立独立于销售部门之外的赊销审批部门, 严格
地按照企业的赊销政策执行赊销审批职能,就可以有效地克服这一现象。由于内部控制仅仅针对于一般常规业务活动而设计 ,对
于赊销审批职能来说,一定要按照被授予审批职权来执行,对于超出规定权限的赊销一定要特别授权,不得滥用审批职权。 严格
地执行赊销审批制度,可以有效地降低坏账风险。

用充分的凭证和记录,提供一个完整清晰的赊销交易轨迹。

凭证和记录的控制是内部控制程序中一个重要的组成因素。做好这项工作可以确保内部控制发挥作用,实现内部控制目标。 一项
赊销业务从开始意向的达成,合同的签定一直到应收账款的回收应由充分的凭证和记录来反映和控制,这些凭证和记录往往 来自
不同的部门。例如,信用审批部门、销售部门、仓库部门、运输部门、财务部门、审计部门等,各部门在建立岗位责任制的 基础
上要重视、完善和保护这些凭证和记录。这些凭证和记录提供的信息主要分为两大类:一是涉及经营管理方面的,属于管理 会计
的范畴;二是涉及财务会计报告方面的,属于财务会计的范畴。这些凭证和记录不仅充分详细地描述了赊销交易过程,同时 也为
管理当局日后分析和评价赊销的内部控制设计是否合理,运行是否有效提供了依据。

四、加强应收账款的日常管理,做好应收账款核对工作,制定恰当的收款办法。


对于应收账款的核对,可采用由有关部门按月寄出对账单的方法,对于不符金额可及时进行核对,找出不符原因。对于应收 账款
回收,一般应确信大多数客户都能按照合同或协议履行偿还所欠贷款的义务。若客户在约定的期限没有付款,无非有两种原 因:
一种是恶意拖欠;一种是确实无力偿还。企业管理当局应具体问题具体分析,针对不同的欠款原因,采取不同的收款方法, 例如
可采用电话、电传、信函、派人上门交涉、诉诸法律等方法。在制定这些方法的过程中同样也适用于成本效益原则,一要考 虑收
款的成本费用,二要考虑坏账损失的数额,尽量做到效益最大化。

做好应收账款回收情况监督,寻找赊销内部控制中可能存在的薄弱环节,改进和完善赊销内部控制。

内部控制无论设计和运行的多么完善都无法避免其固有的局限,这种局限性一方面来自于内部控制的的本身,另一方面来自 于执
行内部控制的管理人员,所以做好内部控制的检查与评价尤为重要。这项工作一般由直属于企业最高管理层的内部审计部门 执行
。对于赊销来说主要做好应收账款的回收情况监督,通过对应收账款的收款情况进行检查与评价,可以找到赊销内部控制中 的薄
弱环节,提出建设性意见,以便于今后工作中改进和完善赊销的内部控制。例如可以通过编制“应收账款账龄分析表”来了解 应收
账款的可回收性和估计坏账损失金额的大小。对于被确认或被注销的坏账,应查明原因,取得确凿的证据,判断是否符合坏 账的
标准,检查是否履行了报批手续和经过正确的会计处理。

中国财经报·张建国

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