科研院所会计电算化、网络化的发展

科研院所会计电算化、网络化的发展

责任编辑:chinesetax  文章来源:中立诚会计师事务所  点击数:  更新时间:2010/10/4 16:46:26

  摘要:会计电算化、网络化在科研院所财务核算和财务管理中起到举足轻重的作用。

  0 引言

  计算机在财会工作中的应用被称为“会计电算化”。实现会计电算化可以使财务人员从繁重的手工记账中解放出来,集中更多的时间和精力投入到财务监管中去,充分发挥财务监督管理职能。近年来随着国家对科研工作的重视不断加强,各类科研资金投入的比例不断增加,资金的来源渠道也更趋多元化,相关会计核算业务要求越来越高,同时对财务管理也提出了更高的要求,尤其推行科研经费预算制后,单机核算难以承受这种冲击。为此科研院所财务管理部门根据需要在会计电算化的基础上,将多台计算机联网,建立财务局域网,同时与互联网实现对接,逐步实现了会计网络化。会计网络化不仅缩短会计业务处理的时间,同时也实现了数据共享,提高了信息的时效性。会计电算化、网络化在科研院所财务核算和财务管理中起到举足轻重的作用。

  1 科研院所推行会计电算化、网络化的重要意义

  1.1 改变了传统的会计工作方式、规范了会计工作程序 会计实行电算化、网络化以后,会计核算工作脱离了手工操作状态,从凭证录入、账务处理到报表制作,完全由计算机完成,这是一次质的飞跃,大大提高了会计工作效率。推行会计电算化及网络化以后,科研院所重新制定了会计核算流程、会计核算办法、财务管理的规章制度,进一步对会计人员、财务管理人员的权限以及会计工作程序、会计档案、资料保管等做出明确规定,比传统会计工作要求更加严格,标准更高。

  1.2 提高了会计信息利用效率 科研院所通过局域网和互联网与本单位财务数据库建立了一个相对开放、实时、方便、快捷的会计信息数据传递方式,科研人员可以通过互联网利用给定权限访问财务数据库,及时、全面地掌握各类科研经费的使用、结存及预算执行情况,为科学合理地使用好科研经费,加强科研项目经费的管理,进一步提高管理效率,提供了有力的支持。科研单位会计网络化的建设还使会计信息收集、处理和综合利用的手段发生了变化,从广度和深度上极大地扩展了会计的信息内容,会计网络化的推行,使会计信息的利用效率得到空前的提高。

  1.3 极大地方便了科研课题的验收工作 科研课题结束验收是一项重要工作,不仅涉及的人员多、而且工作量大,须提供的数据多。随着会计电算化及网络化的不断发展,科研单位财务管理部门针对科研单位课题数量的不断增加,课题验收时工作量大的特点,有针对性地对财务软件的核算功能不断升级优化,使其核算功能更加的强大,使软件系统对课题预算的控制不断进步完善,使会计核算科目尽量做到与课题申报书的要求一致,课题验收时,相关课题承担人员只需通过互联网访问财务数据库,便可直接获取项目验收所需的财务数据,极大地方便了科研课题的验收工作,同时减轻会计人员的工作量,会计人员可以将更多的时间和精力放在财务的日常管理与分析当中, 更多地参与到项目的前期申报工作中,为科研人员课题前期申报提供支持。

  1.4 改变了传统的科研单位财务内部控制制度和方式 在传统的会计方式下,由于其数据处理工具主要是计算器,大部分工作由手工完成,因此,其内部控制工作主要是放在对人的控制上。如通过定期会计检查来监督和考核会计人员的工作绩效,这些制度和方法对保证会计工作质量起到了一定作用。会计电算化及网络化施行后,改变了传统的手工记账方式下的数据处理手段、数据储存和岗位间的制约方式。手工记账方式下的各种处理步骤不复存在,会计电算化网络化使内部控制越来越依赖计算机系统。会计事项处理的无纸化和电脑操作的无形化使会计信息的真实性风险有所加大,所有这些由于会计实行电算化网络化带来的影响要求我们必须加强和重视会计电算化、网络化下的内部控制,除了对人员的控制外,还要对相关人员的操作权限等进行严格的控制。

  2 科研院所会计电算化、网络化发展面临的新问题

  2.1 对财务数据及网络系统运行的安全提出了更高的要求 如果财务数据出现问题,将影响到财务工作的各个环节,损失是非常巨大的,影响更是无法估量的,因此确保财务数据的安全是财务人员的一项重要工作,会计施行电算化、网络化后财务数据的备份通常是在财务服务器上进行,定期倒出数据,刻录光盘或有硬盘来存储,会计数据的载体由纸张变为硬盘或光盘为载体,这就对财务数据的保存提出了更高的要求,同时系统的正常运行是确保客户端操作的保证,一旦系统出现问题将导致所有客户端无法使用,更有严重者会使整个服务器运行瘫痪,导致数据丢失或损毁,势必影响整个工作,因此如何确保财务数据的安全、完整以及系统的正常运行是我们必须高度重视的问题。

  2.2 课题验收提供数据真实性的风险有所加大 随着会计电算化、网络化的不断发展,为课题的验收工作带来了极大的方便,课题相关人员只需通过互联网利用给定的权限访问财务数据库即可得到验收需要的财务数据,但我们也应清醒的认识到,相关人员通过网络系统倒出财务数据形成的Excel表格数据,是否存在为了验收需要而人为篡改的可能?因此如何确保提供数据的真实性、完整性是一个不容忽视和需要在实践中探索解决的问题。

  2.3 会计软件功能有待进一步完善 随着信息技术的发展和会计电算化、网络化的深入,会计核算软件规模也越来越大,内容越来越复杂,要连接的系统越来越多;同时软件支撑环境,如操作系统、数据库类型、软件结构、网络技术等发展很快,而这些新技术应用发展又不平衡,出现了技术应用上的多样化。目前,市场推行的财务软件如:天翼、用友、安易等一批会计软件已经被用户接纳并具有良好的售后服务。会计软件虽然种类很多,但多数软件功能仍以核算为主,各子系统之间又彼此分隔,缺乏一些能满足科研单位决策分析和会计核算分析需要的具有综合管理功能的会计软件。

  2.4 会计人员的综合素质有待进一步提高 会计电算化、网络化的发展需要一批复合型的会计人才:既懂会计又懂管理;既熟悉会计电算化知识又熟悉网络基本知识;既懂会计业务操作又能解决实际工作中遇到的新问题。而目前相当一部分科研院所会计人员的计算机及网络基本技能不高,常常出现虽然计算机及网络技术不断升级而会计功能徘徊不前的局面。因此人才因素在一定程度上成为制约科研单位会计电算化、网络化进一步发展的重要因素。

  3 进一步完善科研院所会计电算化、网络化的主要途径

  3.1 加强网络安全防范、确保数据安全、保障系统正常运行 会计电算化网络化系统的安全控制,应包括:硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制、病毒的防范和控制。要保护电算化网络化会计信息系统的安全,就要保障计算机主机房的环境和各种技术安全,注意光和磁介质等数据存贮体的存放和保护。充分保证硬件设备的质量,对达到使用年限的硬件及时更新,分析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统,各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、数据备份能统一完成。设置网络安全性指标,包括数据保密、访问授权控制等,并且针对本单位的特定状况,开发相应的技术来保护系统。同时加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,对服务器及客户端定期杀毒,并且在客户端系统中严禁使用游戏软件,以降低病毒感染几率。

  3.2 建立健全监督制约机制,明确责任确保课题验收数据的真实性 会计推行网络化后,课题承担主体只需通过互联网访问财务数据库便可获取课题验收数据,会计网络化为课题的验收提供了方便,但是,是否存在为了课题验收需要而人为篡改数据的可能?笔者认为,为了确保Excel表格形成数据的真实性、完整性,规避可能存在的风险,顺利完成课题验收工作,首先要明确课题承担者是第一责任人,必须对数据的真实性负责,同时建立相应的监督制约机构,建立以财务、审计、科研等为主体的监督制约机制,明确各机构的职权与责任,加强对验收数据的审核,确保数据的真实完整。

  3.3 加强组织管理,不断完善内部管理规章制度建设 科研院所财务管理部门要根据本单位实际情况不断完善会计电算化网络化配套规章制度建设,建立健全一整套电算化、网络化模式下的内部规章控制制度,使科研单位会计电算化、网络化工作有章可循,依章办事,走上规范化的发展道路。其中应包括:①建立健全会计电算化人员岗位责任制、明确各岗位的职责范围,实行不相容岗位分离制度。②完善日常操作管理制度、明确各人操作权限,对操作密码严格指定专人管理并定期更换。③建立计算机硬件和软件管理制度,配专人进行软、硬件日常管理和维护,制定防病毒措施。④建立会计档案管理制度,存储在计算机硬盘和光盘中的会计数据等会计档案应配备防磁设备,指定专人负责,同时谨防外部因素对会计档案的破坏和毁损。⑤建立定期检查管理制度,检查会计数据是否按时备份,各种账簿是否按时打印。

  3.4 加强新形式下复合型人才的培养 随着会计电算化的普及,会计网络化的发展也日新月异,网络在会计工作中的应用所起到的作用越来越明显,应用的范围不断扩展,这就对我们的会计人员提出了更高的要求,因此培养一批具有多学科知识,精通会计与计算机理论及网络知识的高素质、复合型人才,就显得尤为重要。科研单位管理部门要有针对性地对会计电算化网络化管理人员、会计人员、系统维护人员按不同要求、不同内容进行培训,同时应积极吸纳,既懂会计又懂计算机及网络知识的人才进入会计行列来工作。现有的会计电算化、网络化工作者,应不断学习相关业务知识,通过学习进一步提高业务技能,增强自身综合素质,为推动科研单位会计电算化网络化向着更好更快的方向发展做出新的贡献。

  总之科研院所会计电算化、网络化是时代发展的需要也是会计制度改革的必然要求,财务人员应主动适应新形势,不断更新知识、积极参与到会计电算化、网络化工作中,充分发挥会计电算化网络化在科研单位经费管理中的作用,进一步拓宽会计网络化功能的范围,使其能够迅速、全面、准确、综合地反映科研院所财务状况,为领导决策提供快捷、准确的财务信息,使科研院所会计电算化网络化事业蓬勃发展。

  参考文献:

  [1]岳和平.网络化对未来会计工作产生的影响.太原科技.2003(3).

  [2]姬雪梅.高校会计电算化的现状、问题及对策分析.财会研究.2005(1).

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